Zusammenfassung: CHECK.IN Terminal in SMART.VO
Das neue Check-In Terminal dient dazu, dass sich Patienten oder Kursteilnehmer vor einem Kurs selbstständig anmelden und ihre Teilnahme unterschreiben können. Das Terminal ist mit SMART.VO verbunden. Sobald ein Teilnehmer seine Karte oder seinen Chip an das Terminal hält, wird geprüft, ob für ihn ein passender Kurstermin vorhanden ist. Anschließend erscheint ein Unterschriftenfeld. Die Unterschrift wird automatisch in der Datenbank gespeichert und mit SMART.VO beziehungsweise der App synchronisiert.
Wichtig ist: Check-In und Unterschrift gehören zusammen. Das Terminal ist nicht nur für die Anmeldung gedacht, sondern vor allem dafür, dass Teilnehmer ihre Kursteilnahme direkt selbst bestätigen können.
1. Voraussetzungen in SMART.VO
Damit das Check-In Terminal genutzt werden kann, müssen in SMART.VO mehrere Dinge vorbereitet sein.
1.1 Therapeuten oder Kursleiter hinzufügen
Zuerst müssen die Personen angelegt sein, die Kurse durchführen.
Neue Therapeuten anlegen
Ziel
In dieser Anleitung legst Du neue Therapeuten in der Praxisgruppe an. Danach kannst Du die Therapeuten der gewünschten Praxis zuordnen, damit sie im Kalender angezeigt werden.
Schritt-für-Schritt
Im Reiter “Praxis” → “Praxisgruppe” lassen sich Therapeut\*innen anlegen, bearbeiten oder entfernen.
Es öffnet sich eine Eingabeliste. Dort können nun alle relevanten Informationen des/der Therapeut\*in erfasst werden.
Falls du die Therapeuten App nutzt, musst du zusätzlich eine E-Mail-Adresse der/des Therapeut\*in hinterlegen und die App aktivieren. Ein Aktivierungscode wird innerhalb weniger Minuten per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse übermittelt.
Damit die Therapeut\innen im Kalender angezeigt werden, müssen diese noch der jeweiligen Praxis hinzugefügt werden. Wähle die jeweilige Praxis aus und öffne die Auswahl 
der Therapeut\innen.
Füge die gewünschten Therapeut\*innen hinzu, beziehungsweise entfernen 
Sie diese wieder. Bitte beachte, dass der Kalender ggf. neu geladen werden muss, damit die Änderungen übernommen werden.
Arbeitszeitenplanung für zukünftige Monate
Q: Ich habe ab nächsten Monat eine neue Mitarbeiterin und habe für Sie in der Arbeitszeitplanung bereits eine neue, ab nächsten Monat gültige Vorlage hinterlegt. Trotzdem zeigt der TP jetzt schon Arbeitszeiten in ihrer Kalenderspalte an. Warum?
A: In Wochen, in denen keine Vorlage gültig ist, werden automatisch die hinterlegten Praxisöffnungszeiten als Arbeitszeit übernommen. Um dies zu vermeiden, legen Sie eine weitere Vorlage an mit Gültigkeit ab sofort bis Ende des Monats und lassen diese komplett leer.
Häufige Fragen
Wo kann ich Therapeuten anlegen, bearbeiten oder entfernen? Im Reiter Praxis unter Praxisgruppe. Dort kannst Du Therapeuten anlegen, bearbeiten oder entfernen.
Wann muss ich eine E-Mail-Adresse hinterlegen? Wenn Du die Therapeuten App nutzt. Die E-Mail-Adresse wird für den Versand des Aktivierungscodes benötigt.
Wie wird der Aktivierungscode verschickt? Der Aktivierungscode wird innerhalb weniger Minuten per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Warum wird der Therapeut nicht im Kalender angezeigt? Der Therapeut muss zusätzlich der jeweiligen Praxis hinzugefügt werden. Erst danach kann er im Kalender erscheinen.
Warum sehe ich die Änderung im Kalender noch nicht? Der Kalender muss gegebenenfalls neu geladen werden. Danach werden die Änderungen übernommen.
1.2 Private Leistungen als Gruppentherapie anlegen
Wenn eine Praxis zusätzliche Kurse auf Selbstzahler-Basis anbietet, müssen diese als Privatleistungen hinterlegt werden.
Beispiel:
Pilates, zusätzliche Trainingsangebote oder private Zusatzkurse.
Wann braucht man diese Funktion?
Diese Funktion braucht man, wenn ein Kurs nicht über eine gesetzliche Rehasport-Verordnung läuft, sondern privat bezahlt wird. Beispiele sind Pilates-Kurse, zusätzliche Trainingseinheiten oder andere Selbstzahler-Angebote.
Wichtiger Hinweis:
Wenn die Leistung nicht als Gruppentherapie angelegt ist, kann sie nicht sinnvoll im Kurskalender verwendet werden.
Preise für Privatleistungen in Preislisten anlegen
Ziel
In dieser Anleitung legst Du Preise für Privatleistungen in einer Preisliste an. Bei der Erstellung eines Privat- oder Selbstzahlerrezepts verwendet SMART.VO den Preis aus der privaten Preisliste.
Voraussetzungen
- Du möchtest Preise für Privatleistungen oder Selbstzahlerleistungen hinterlegen.
- Du arbeitest mit Preislisten unter „Büro“ → „Preislisten“.
Schritt-für-Schritt
- Öffne „Büro“.
- Wähle „Preislisten“.
- Lege eine individuelle Preisliste an oder öffne eine bestehende Preisliste.
- Wähle den Button „neuer Preis“.
- Wähle „Neue Position“, wenn Du ein neues Heilmittel mit Preis hinzufügen möchtest.
- Wähle „Vorhandene Position“, wenn Du zu einem bereits existierenden Heilmittel eine weitere Position hinzufügen möchtest.
- Wähle das gewünschte Heilmittel, wenn Du „Vorhandene Position“ verwendest.
- Fülle die Eingabemaske für das neue Heilmittel aus.
- Trage im Feld „Name“ den Namen des Heilmittels ein.
- Trage im Feld „Kürzel“ das Kürzel für den Terminkalender ein.
- Trage im Feld „Beschreibung“ den Text für das Rechnungsdokument ein.
- Trage im Feld „Dauer“ die reale Behandlungsdauer ein.
- Trage im Feld „Steueranteil“ den Steueranteil ein.
- Aktiviere „ohne Therapeut“, wenn es sich um ein passives Heilmittel handelt.
- Ordne das Heilmittel zu.
- Wähle „Neues Heilmittel“, wenn es zu der hinzugefügten Position keine vorhandene Position gibt.
- Wähle „Vorhandene Position“, wenn Du zu einem bereits existierenden Heilmittel eine Position ergänzen möchtest.
- Lege die Gültigkeit des Heilmittels fest.
- Achte darauf, dass die Gültigkeit in der Vergangenheit liegt.
- Lege den Preis des Heilmittels fest.
- Lege für Selbstzahler und Privatpatienten getrennte Heilmittel an, wenn unterschiedliche Preise verwendet werden.
- Wenn das Heilmittel für einen Kurs verwendet werden soll, muss ein Häkchen bei Gruppentherapie gesetzt werden.
Häufige Fragen
Wo hinterlege ich Preise für Privatleistungen? Unter „Büro“ → „Preislisten“. Dort kannst Du individuelle Preislisten anlegen und verwalten.
Wann wähle ich „Neue Position“? Wenn Du ein neues Heilmittel inklusive Preis hinzufügen möchtest.
Wann wähle ich „Vorhandene Position“? Wenn Du zu einem bereits existierenden Heilmittel eine weitere Position ergänzen möchtest.
Wofür wird das Feld „Kürzel“ verwendet? Das Kürzel wird in den Terminkalender übernommen.
Wofür wird das Feld „Beschreibung“ verwendet? Die Beschreibung erscheint auf dem Rechnungsdokument.
Kann der Steueranteil später noch geändert werden? Ja. Der Steueranteil kann später bei der Erfassung der Zahlung geändert werden.
Was gilt bei unterschiedlichen Preisen für Selbstzahler und Privatpatienten? Dann musst Du für beide eigene Heilmittel mit den jeweiligen Preisen anlegen.
2. Kurse im Terminkalender anlegen
Nachdem Leistungen und Kursleiter vorbereitet sind, müssen die eigentlichen Kurse im Terminkalender angelegt werden.
Ein Kurs kann auch mehrere Leistungen enthalten. Das ist zum Beispiel relevant, wenn in einem Kurs sowohl Teilnehmer mit Rehasport-Verordnung als auch Selbstzahler teilnehmen.
Wann braucht man diese Funktion?
Diese Funktion wird immer benötigt, wenn ein neuer Kurs in SMART.VO geplant werden soll. Ohne Kurs im Terminkalender kann das Check-In Terminal später keinen passenden Termin finden.
2.1 Teilnehmer im Kurs planen
Damit das Check-In Terminal funktioniert, muss der Teilnehmer im entsprechenden Kurs eingeplant sein.
Wenn ein Teilnehmer seine Karte oder seinen Chip an das Terminal hält, prüft SMART.VO, ob für diesen Teilnehmer ein passender Termin existiert.
Wann braucht man diese Funktion?
Diese Funktion ist entscheidend, damit das Terminal weiß, zu welchem Kurs und zu welchem Termin die Unterschrift gehört.
Mögliche Fehlermeldung:
Wenn der Teilnehmer nicht im Kurs geplant ist, erscheinen die Auswahlmöglichkeiten ausgegraut.
Teilnehmer einem Kurs hinzufügen
Ziel
Du fügst einem Kurs einen Teilnehmer hinzu. Danach ist der Teilnehmer im Kurs hinterlegt.
Voraussetzungen
- Der Kurs ist im Terminkalender vorhanden.
- Du weißt, ob der Teilnehmer mit Verordnung oder ohne Verordnung hinzugefügt werden soll.
Schritt-für-Schritt
- Öffne den Terminkalender.
- Klicke auf das Person-Symbol beim Kurs.
- Klicke auf Teilnehmer hinzufügen.
- Wähle mit Verordnung oder ohne Verordnung.
- Gib die Einheiten an.
Häufige Fragen
Kann ich den Kurs auch anders öffnen? Ja. Du kannst den Kurs auch per Doppelklick öffnen.
Muss ich auswählen, ob der Teilnehmer mit oder ohne Verordnung hinzugefügt wird? Ja. Beim Hinzufügen wählst du mit Verordnung oder ohne Verordnung.