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Die eigene Praxis zu führen bedeutet nicht nur, Patienten bestmöglich zu behandeln, sondern auch, die betriebswirtschaftlichen Zahlen im Blick zu behalten. Eine effiziente Abrechnung und eine kluge Vergütungsstrategie sind entscheidend, um langfristig wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Doch welche Vergütungsmodelle gibt es? Wie funktioniert die Abrechnung mit den Krankenkassen? Und was kannst du tun, um deine Einnahmen zu optimieren? In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Abrechnung und Vergütung für Therapeuten.

Abrechnungsmöglichkeiten: Welche Wege gibt es?

Grundsätzlich gibt es drei zentrale Abrechnungsmodelle für Therapeuten:

1. Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen

Die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen erfolgt auf Basis von Heilmittelverordnungen, die von Ärzten ausgestellt werden. Damit du mit den Krankenkassen abrechnen kannst, benötigst du eine Kassenzulassung. Die Abrechnung läuft über ein Abrechnungszentrum oder über eine eigene Softwarelösung, die direkt mit den Kassen kommuniziert. Wichtige Punkte:

  • Die Vergütung ist an die Heilmittel-Richtlinien gebunden und in den Vergütungsverträgen mit den Kassen festgelegt.
  • Die Rechnungsstellung erfolgt über die Institutionskennziffer (IK-Nummer).
  • Abrechnungsfristen sind einzuhalten – verspätete Einreichungen können zu Zahlungsproblemen führen.

2. Abrechnung mit privaten Patienten

Private Patienten zahlen ihre Behandlungen selbst oder reichen die Rechnung bei ihrer privaten Krankenversicherung ein. Hier hast du mehr Gestaltungsspielraum:

  • Die Vergütung richtet sich nach der Gebührenordnung für Therapeuten (GebüTh) oder individuellen Honorarsätzen.
  • Du kannst höhere Honorare ansetzen als bei den gesetzlichen Kassen.
  • Der Verwaltungsaufwand ist geringer, da keine Kassenabrechnung nötig ist.

3. Selbstzahler-Angebote & Zusatzleistungen

Neben der klassischen Therapie kannst du auch Selbstzahler-Leistungen anbieten. Diese sind besonders attraktiv, da du hier die Preise selbst festlegen kannst. Beispiele:

  • Präventionskurse & Gesundheitscoaching
  • Individuelle Therapieangebote ohne ärztliche Verordnung
  • Workshops & Online-Kurse
  • Kooperationen mit Unternehmen für betriebliche Gesundheitsförderung
  • Tipp: Ein gutes Zusatzangebot kann deine Praxis finanziell stabiler machen, weil du damit nicht nur von Kassenpatienten abhängig bist.

Vergütung: Was bleibt am Ende übrig?

Die Vergütung für Therapieleistungen hängt nicht nur von den festgelegten Honorarsätzen ab, sondern auch von der Art der Patientenstruktur und den betrieblichen Kosten. Besonders bei der Kassenabrechnung ist die Marge oft knapp bemessen, während private Honorare und Selbstzahler-Angebote die Wirtschaftlichkeit verbessern können.

Ein häufiger Fehler ist, die eigenen Kosten nicht genau zu kennen. Viele Praxen arbeiten mit festen Vergütungssätzen der Krankenkassen und übersehen dabei, dass steigende Miet- und Personalkosten die Marge verringern. Eine regelmäßige Kalkulation der Einnahmen und Ausgaben ist daher essenziell.

Wie rechnet sich deine Praxis? So kalkulierst du richtig.

Ob du gerade gründest oder schon mittendrin steckst – irgendwann kommt die Frage: Lohnt sich das eigentlich, was ich hier tue? Die Antwort steckt in deiner Kalkulation. Und keine Sorge: Du brauchst dafür kein BWL-Studium. Es reicht, wenn du die wichtigsten Punkte kennst und ehrlich zu dir selbst bist.

Denn jede Praxis ist anders. Größe, Lage, Fachbereich, Personal, Patientengruppen – all das beeinflusst dein Einkommen. Deshalb macht es wenig Sinn, sich an Pauschalzahlen zu orientieren. Besser: Du rechnest mit deinen eigenen Annahmen – realistisch und individuell. Hier zeigen wir dir, worauf es ankommt:

  • Wie viele Behandlungen kannst du realistisch anbieten?

    Das ist deine Grundlage. Aber Achtung: Denk nicht nur in Stunden, sondern in Ressourcen.

    • Bist du allein oder hast du Angestellte?
    • Wie viele Patienten kannst du pro Woche wirklich behandeln, ohne dich zu überlasten?
    • Berücksichtige Puffer für Krankheit, Ausfälle, Verwaltung & Dokumentation.

  • Welche Vergütung bekommst du pro Behandlung?

    Mach dir eine Übersicht, wie sich dein Umsatz aus den verschiedenen Quellen zusammensetzt – das zeigt dir, wo dein Potenzial liegt. Je nach Patient und Leistung variiert der Betrag deutlich:

    • GKV (gesetzlich): feste Sätze, abhängig vom Vertrag
    • Privatversicherte: eigene Preisgestaltung möglich
    • Selbstzahlerleistungen: z. B. Massagen, Präventionskurse, Rehasport

  • Was sind deine monatlichen Fixkosten?

    Hier liegt oft der Knackpunkt. Viele unterschätzen die laufenden Kosten. Je besser du diese Zahlen kennst, desto sicherer kannst du planen. Dazu zählen:

    • Miete und Nebenkosten
    • Versicherungen
    • Praxissoftware & Technik
    • Verwaltung, Fortbildungen, ggf. externe Dienstleistungen
    • Abschreibungen für Geräte oder Ausstattung
  • Hast du Angestellte? Dann kommen Personalkosten on top.

    Neben dem Bruttolohn musst du auch Lohnnebenkosten, Urlaubs- und Krankentage mit einrechnen. Wenn du später wachsen willst, ist das ein großer Kostenblock – und gleichzeitig deine größte Entlastung, wenn du klug planst.

  • Planst du mit einem Puffer?

    Selbst wenn die Praxis gut läuft – unvorhergesehene Ausgaben gibt’s immer. Ein monatlicher Sicherheitspuffer bringt dich nicht aus der Ruhe, wenn’s mal holpert, ein Gerät kaputt geht oder mehr Patienten absagen, als geplant.

Wir haben dir eine Kalkulationsvorlage als Excel- oder PDF-Datei vorbereitet. Trage einfach deine eigenen Zahlen ein und sieh auf einen Blick, ob (und ab wann) sich deine Praxis rechnet.

Abrechnungsprozesse optimieren & Risiken minimieren

Ein effizienter Abrechnungsprozess spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und schützt vor finanziellen Verlusten durch Absetzungen der Krankenkassen. Besonders häufig führen Formfehler oder unvollständige Verordnungen zu Kürzungen oder Ablehnungen von Rechnungen. Wer hier nachlässig arbeitet, verschenkt bares Geld.

1. Häufige Abrechnungsfehler und ihre Folgen

  • Falsch oder unvollständig ausgefüllte Verordnungen → Rückfragen und Absetzungen
  • Verpasste Abrechnungsfristen → Zahlungsverlust
  • Fehlende Unterschriften des Patienten oder Arztes → Rechnung wird nicht anerkannt
  • Übersehene Diagnoseschlüssel oder Therapiedetails → Kürzungen durch die Kassen
  • Tipp: Eine regelmäßige Schulung des Teams und standardisierte Abrechnungsprozesse helfen, diese Fehler zu vermeiden.

2. Digitale Abrechnung nutzen

  • Automatisierte Abrechnungssoftware reduziert den Aufwand und vermeidet Fehler.
  • Rechnungen lassen sich direkt aus der Praxissoftware an die Krankenkassen senden.
  • Digitale Dokumentenverwaltung erleichtert die Buchhaltung.

3. Eigenabrechnung oder Outsourcing?

Viele Praxen überlegen, ob sie die Abrechnung selbst erledigen oder ein Abrechnungszentrum beauftragen. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile:

  • Eigenabrechnung: Volle Kontrolle, aber hoher Verwaltungsaufwand
  • Externe Abrechnungszentren: Weniger Zeitaufwand, oft professionellere Bearbeitung, aber mit Gebühren verbunden
  • Tipp: Besonders für größere Praxen kann Outsourcing sinnvoll sein, da es Zeit spart und Fehler reduziert. Zudem kümmern sich viele Dienstleister (wie z.B. das Henara Abrechnungszentrum) um Einsprüche und Nachfragen bei den Kassen.

Fazit: Eine durchdachte Abrechnung macht den Unterschied!

Die Abrechnung und Vergütung sind zentrale Bausteine für den Erfolg deiner Praxis. Wer seine Einnahmen und Kosten kennt, digitale Prozesse nutzt und Zusatzangebote klug integriert, sichert sich eine wirtschaftlich stabile Zukunft.

Abrechnen lassen ist leichter als du denkst. Lass dich einfach unverbindlich zu unseren Abrechnungslösungen beraten.