von Christin Marzahn

Seit Januar 2025 habe ich meine bisher komplett analoge Physiotherapiepraxis digitalisiert – von der Terminvergabe über die Durchführung und Dokumentation der Behandlung bis hin zur Abrechnung gesetzlicher und privater Verordnungen. Der Weg dorthin war geprägt von vielen Gesprächen, Lernen im Alltag – und dem Willen, Digitalisierung nicht nur technisch, sondern menschlich umzusetzen.
Denn was nützen die besten Tools, wenn niemand sie versteht oder sich nicht traut, sie zu nutzen?

Zu Beginn meiner Arbeit in der Praxis wurde noch mit acht (!) verschiedenen Terminbüchern gearbeitet – für jede Therapeutin, jeden Raum, jede Besonderheit ein eigenes Buch. Termine zu finden war mühsam: blättern, abgleichen, übertragen – oft mit Unsicherheit verbunden. Wer weiß, ob nicht doch ein Eintrag übersehen wurde?
Mit der digitalen Terminplanung war das schlagartig vorbei. Heute sind alle Pläne zentral sichtbar – auf Tablets, Rechnern oder Handys. Die Verfügbarkeiten sind transparent, Änderungen in Echtzeit sichtbar und die Terminvergabe klar strukturiert.

Dennoch passierten zu Beginn Fehler und auf einmal standen zwei Patienten im Wartezimmer. Letztendlich ist die Terminierung dann doch ein menschlicher Prozess, der viel Besonderheiten auf Patientenseite und in der Praxis berücksichtigen muss. Aber nach dem es sich eingespielt hat, ist der Zeitgewinn und die Sicherheit im Praxisalltag sind enorm.

Ein weiterer Meilenstein war die Einführung der digitalen Verordnungsvalidierung. Sobald eine ärztliche Verordnung in das System eingegeben wird, überprüft die Software automatisch:

Diese automatische Kontrolle sorgt dafür, dass Fehler nicht erst bei der Abrechnung auffallen, sondern bereits zu Beginn korrigiert werden können – oft noch vor der ersten Behandlung. Das schützt vor Honorarverlusten und unnötigem Verwaltungsaufwand. Auch Zuzahlungen werden transparent angezeigt und dokumentiert.

Was die Digitalisierung wirklich effizient macht: Die Software bildet den gesamten Behandlungsprozess ab – nahtlos und miteinander verzahnt:

So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – von der ersten Terminvereinbarung bis zur sicheren Abrechnung.

Ein echter Mehrwert ergibt sich auch aus der Möglichkeit, Behandlungsdaten und Terminverteilungen strukturiert auszuwerten:
Welche Therapien werden besonders häufig nachgefragt? Wer behandelt welche Indikationen – und mit welcher Frequenz?
Diese Informationen helfen nicht nur bei der langfristigen Personal- und Raumplanung, sondern auch dabei, das Therapieangebot gezielt an den Bedarf der Patienten und die Interessen und Stärken der Therapeuten anzupassen. So können individuelle Spezialisierungen gezielt aufgebaut und Ressourcen sinnvoll verteilt werden. Der Austausch im Team wird dabei durch die Auswertungen gezielt unterstützt.

Ein häufig unterschätzter, aber essenzieller Teil der Digitalisierung ist die interne Abstimmung zu Therapien, Befunden und Zeiten. Denn digitale Systeme können nur dann wirklich entlasten, wenn sie das abbilden, was im Alltag tatsächlich passiert – fachlich wie organisatorisch.
Deshalb war ein wichtiger Schritt in unserer Umstellung der regelmäßige Austausch im Team darüber,

So wurde schnell deutlich: Nicht jeder 20/30 minütige Slot ist gleich, und nicht jede Verordnung lässt sich in starre Abläufe pressen. Erst durch offene Gespräche über therapeutische Inhalte, individuelle Schwerpunkte und organisatorische Bedürfnisse konnten wir ein System entwickeln, das für alle Beteiligten nachvollziehbar ist – vom Rezept bis zur Abrechnung.

Diese Verständigung schafft nicht nur Klarheit und Verlässlichkeit, sondern stärkt auch die Zusammenarbeit im Team. Digitalisierung ist damit nicht nur eine technische, sondern immer auch eine kommunikative und strategische Aufgabe.

Auch die Einführung der Kartenzahlung wurde strukturiert begleitet. Um Fehler zu vermeiden und Datenschutz sowie Kassensicherheit zu gewährleisten, wurden klare Prozesse etabliert:

Heute ist die Kartenzahlung nicht nur eine komfortable Option für Patienten, sondern ein verlässlicher Bestandteil des Praxisalltags. Klare Regeln und Abläufe unterstützen den sicheren Geldeingang.

Zur Digitalisierung gehört auch die Online-Präsenz: Eine professionelle Website mit aktuellen Informationen, Angeboten und Kontaktmöglichkeiten ist heute unverzichtbar – nicht nur als digitale Visitenkarte, sondern auch für die Auffindbarkeit bei Google.
Neue Patienten informieren sich online. Ohne Website oder Google-Eintrag wird man schlicht nicht gefunden – besonders junge Menschen erwarten heute, Termine online buchen oder zumindest Informationen digital abrufen zu können.

Ein nächster logischer Schritt – insbesondere bei wachsenden Teams – sind digitale Terminbuchungstools, die es ermöglichen, online freie Termine direkt zu buchen. Gerade bei neuen Therapeuten schaffen diese Tools Entlastung und Transparenz: Sie helfen dabei, Kapazitäten auszulasten und Prozesse zu automatisieren, ohne auf Kommunikation verzichten zu müssen.
Aber: Digitalisierung muss nicht auf einmal passieren. Alles lässt sich Schritt für Schritt entwickeln – angepasst an Tempo, Ressourcen und Teamstruktur.

So durchdacht die Technik auch ist – ohne regelmäßigen Austausch wäre die Umstellung nicht gelungen. Daher waren anfänglich Newsletter im Team wichtig, um alle mit den gleichen Wissen zu versorgen. Als dann endlich die Möglichkeit da war, sind monatliche Praxistreffen ein fester Bestandteil geworden. Sie bieten Raum für:

Digitalisierung funktioniert nur, wenn alle mitgenommen werden – Mitarbeiter ebenso wie Patienten (Informationen auf Schildern und Hinweisen von Therapeuten). Wichtig ist, offen für Fragen, Feedback und Lernprozesse zu bleiben – ohne Druck, aber mit einer klaren Richtung.

Die vollständige Digitalisierung einer Praxis ist kein Selbstläufer – aber sie kann gelingen, wenn man den Weg gemeinsam geht:
praxisnah, strukturiert und im eigenen Tempo.
Ich berate Praxisinhaber, Teams oder auch einzelne Therapeuten zur Einführung: