Teilnehmer werden in der Regel bestimmten Kursen oder Gruppen zugeordnet und mit den jeweils relevanten Informationen verwaltet. Dazu können beispielsweise Stammdaten, Verordnungen, Teilnahmestände oder organisatorische Hinweise gehören. Eine strukturierte Teilnehmerverwaltung sorgt dafür, dass alle Informationen zentral verfügbar und nachvollziehbar bleiben.