Im Süden Berlins ist mit VALEO Gesund ein Ort entstanden, an dem Bewegung, Therapie und Gesundheitskurse zusammenkommen – noch jung, aber getragen von spürbarer Schaffenskraft und vielen Ideen für die Zukunft. Hinter der Sporttherapie stehen vor allem Nora und Svenja. Beide sind seit vielen Jahren im Gesundheits- und Bewegungsbereich tätig und haben sich im letzten Jahr selbstständig gemacht.

Wie viele Gründer im Gesundheitswesen standen sie dabei vor zahlreichen Herausforderungen: passende Räumlichkeiten finden, Angebote entwickeln, Teilnehmer gewinnen und gleichzeitig die organisatorischen Prozesse von Anfang an professionell aufsetzen. Für Nora und Svenja war zumindest dieser letzte Punkt schnell geklärt.

„Wir haben vorher schon ein paar Jahre mit SMART.VO gearbeitet und als wir VALEO gegründet haben, da war schnell klar, dass wir weiter damit arbeiten wollen.“

Gerade Anbieter von Rehasport und Funktionstraining stehen häufig vor der Herausforderung, Kursorganisation, Teilnehmerverwaltung und Abrechnung effizient zu organisieren. Digitale Lösungen können dabei helfen, den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren.

Gleichzeitig gibt es über Mirko eine direkte Brücke zwischen VALEO Gesund und HENARA. Bei VALEO Gesund übernimmt er viele praktische und strukturelle Themen im Hintergrund. Bei HENARA arbeitet er im Bereich Geschäftsentwicklung. Die Erfahrungen aus der Praxis kann er dort immer wieder einbringen – besonders dann, wenn es darum geht, digitale Lösungen nah an den tatsächlichen Abläufen vor Ort weiterzudenken.

Manche Teilnehmende kommen nicht nur mit einer Rehasport-Verordnung zu VALEO Gesund, sondern auch mit einem langen Tag im Rücken: Der Körper schmerzt, der Weg war anstrengend, die Stimmung entsprechend gedrückt. Umso wichtiger ist der Moment des Ankommens. Bei Nora und Svenja treffen sie auf ein Team, das nicht nur fachlich begleitet, sondern auch mit Offenheit, Wärme und positiver Energie empfängt.

Wer bei Valeo gesund ankommt, soll sich nicht nur gut empfangen fühlen, sondern auch ein Angebot finden, das zum eigenen Alltag passt.

“Die Wirbelsäulengymnastik ist bei uns ganz vorne mit dabei, weil sie sowohl Rehasportteilnehmende abholt als auch Menschen, die präventiv etwas für sich tun möchten. Im Grunde ist es ein Ganzkörpertraining – mit der Wirbelsäule als zentralem Ausgangspunkt.“

Digitales Arbeiten in der Verwaltung von Rehasport bedeutet heute oft noch: hybride Abläufe. Viele organisatorische Schritte lassen sich bereits digital abbilden, gleichzeitig bleibt vor allem die Abrechnung weiterhin an die Papierverordnung gebunden. Wer Patientendaten sauber im System pflegen möchte, braucht deshalb auch ein digitales Abbild der Verordnung.

Genau hier erleben Nora und Svenja eine deutliche Entlastung. Nora und Svenja schätzen besonders das Zusammenspiel aus verbesserter Texterkennung in der Praxissoftware SMART.VO und der hohen Bildqualität ihres neuen Scanners.

„Früher mussten wir noch extra die Krankenkassenkarte einlesen und das fällt jetzt weg. Es sind Arbeitsschritte, die es uns viel leichter machen.“

Ein typisches Beispiel dafür ist die Teilnehmererfassung. Früher bedeutete die Kursteilnahme häufig für Nora und Svenja: Listen ausdrucken, bereitlegen und Teilnehmende nacheinander einschreiben. Auch wenn Teilnahmen bereits digital dokumentiert werden konnten, blieb ein Engpass bestehen: Vor Ort musste jede Teilnahme weiterhin einzeln durch das Team erfasst werden.

Mit CHECK.IN wird dieser Ablauf nun deutlich einfacher. Die Lösung wurde speziell entwickelt, um die Kursverwaltung und Teilnehmererfassung im Rehasport und Funktionstraining zu vereinfachen. Das Terminal erweitert SMART.VO im Kursbereich und ermöglicht es Teilnehmern, ihre Anwesenheit eigenständig zu registrieren. Karte auflegen, unterschreiben, fertig: Die Teilnahme wird direkt digital erfasst und kann gesammelt in die Teilnahmebescheinigung für die Abrechnung überführt werden.

“Jetzt geht alles relativ schnell. Man kommt am CHECK.IN an, legt seinen Chip oder seine Karte auf und dann erscheint direkt das Unterschriftenfeld. Die Teilnehmer unterschreiben und aus Minuten werden Sekunden. Das ist auch für sie einfach erklärt, und viele sind begeistert, dass es nicht mehr so aufwendig ist wie früher.”

Besonders bei mehreren Kursen pro Tag summiert sich diese Zeitersparnis schnell. Statt Listen zu organisieren und Unterschriften einzusammeln, kann sich das Team stärker auf die Teilnehmer und den eigentlichen Kurs konzentrieren.

Je mehr Kurse, Teilnehmende und Verordnungen zusammenkommen, desto wichtiger wird eine verlässliche Dokumentation. Auf Papierlisten kann schnell unklar werden, wie viele Einheiten bereits stattgefunden haben, welche Termine noch offen sind oder wann einzelne Teilnehmende zuletzt im Kurs waren. Gleichzeitig müssen Fristen eingehalten und Teilnahmen für die Abrechnung sauber nachgewiesen werden.

In SMART.VO können Nora und Svenja diese Informationen digital abrufen. Statt in Listen zu suchen, öffnen sie den jeweiligen Patientendatensatz.

“Wir haben direkt eine Übersicht. Wenn jemand fragt, wie viele Teilnahmen noch offen sind. Ich kann die Person aufrufen, anklicken und direkt sagen: Du hast schon 26 Teilnahmen unterschrieben – und wenn nötig auch genau nachsehen, wann du da warst.”

Rehasport hört bei Verwaltung und Kursplanung jedoch nicht auf. Manchmal wird er auch besonders menschlich. Gerade im Rehasport treffen Übungsleiter auf Teilnehmer, deren gesundheitliche Situation sie über lange Zeit begleitet. Für Nora war das anfangs eine Seite des Berufs, auf die sie nicht vorbereitet war: Menschen mit Herz- oder Lungenerkrankungen begleitet man nicht selten über einen längeren Zeitraum – manchmal bis an ihr Lebensende.

„Es muss einem leider von Anfang an klar sein, dass es oft nicht besser wird und es eigentlich von Jahr zu Jahr zu einer Verschlechterung kommt. Man muss den Weg mit dem Kunden gehen und viele sind auch über Jahre dabei, was ganz schön ist, aber von denen man sich dann auch endgültig verabschieden muss.“

Gleichzeitig blickt Nora kritisch auf die Rahmenbedingungen des Rehasports. Der Bedarf an qualifiziertem Fachpersonal ist eigentlich da, aber in den letzten Jahren sind Ausbildungsmöglichkeiten weggefallen. Hinzu kommt, dass Rehasport gesetzlich kostenfrei zur Verfügung gestellt werden muss, aber eine Sporttherapie auch mit den Kassensätzen wirtschaftlich arbeiten können müsste.

„Viele Trainer haben sich beruflich neu orientiert nach der Pandemie und am Markt sind gewisse Ausbildungsstränge weggefallen. Die Lücke haben wir in der Branche ganz deutlich gespürt. Und was wir uns natürlich wünschen würden ist, dass die Kassensätze für Rehasport erhöht werden, damit man wirklich mit gutem Gewissen kostenfreien Rehasport anbieten kann.“

Das Gespräch mit Nora und Svenja zeigt deutlich: Digitalisierung im Rehasport bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen. Sie soll dort unterstützen, wo Verwaltungsaufwand Zeit frisst, die eigentlich für Teilnehmer, Betreuung und Bewegung gedacht ist.

Oder wie es die Überschrift dieses Artikels bereits zusammenfasst: Statt Schreibkraft wieder Trainer sein.