1. Wer macht welchen Schritt?

Kläre für jeden Abrechnungslauf vier Zuständigkeiten: Wer stellt die Daten zusammen? Wer reicht die Rechnung ein oder übergibt sie? Wer antwortet auf Rückfragen? Wer prüft später den Zahlungseingang? Wenn du selbst abrechnest, liegen diese Aufgaben organisatorisch bei deiner Praxis. Bei einem Dienstleister richtet sich die Aufteilung nach eurem Auftrag. Halte sie schriftlich für das Team fest.

Beispiel: Die Praxis bereitet die Verordnung vor, das Abrechnungszentrum übernimmt vereinbarte Abrechnungsaufgaben, und die Praxis liefert einen fehlenden Leistungsnachweis nach Aufforderung. Wer die Rückfrage verfolgt, muss trotzdem konkret benannt sein. Selbstabrechnung mit SMART.VO und das HENARA Abrechnungszentrum erklären die getrennten HENARA-Angebote.

2. Übergib einen vollständigen Vorgang

Prüfe mit der Einreichungs-Checkliste (PDF), ob Verordnung, bestätigte Leistungen und Abrechnungsdaten zusammenpassen. Erfasse dann eine interne Vorgangskennung, Empfänger, Versand- oder Übergabedatum und den Nachweis dafür. Bei GKV-Physiotherapie nach § 125 Abs. 1 SGB V gilt nach § 18 Abs. 4 des Physiotherapievertrags der Eingang der vollständigen Daten und Unterlagen bei der benannten Stelle als Rechnungseingang. Dein Versanddatum allein belegt diesen Eingang nicht.

Für diesen Physio-Weg nennt der Vertrag außerdem Rechnungs- und Belegnummer sowie das Institutionskennzeichen (IK). Welche Daten und Belege bei deinem Fall verlangt werden, prüfst du im passenden Vertrag und den Richtlinien zum Datenaustausch nach § 302 SGB V.

3. Rückfragen bearbeiten, statt den Vorgang liegen zu lassen

Kommt eine Rückfrage, notiere den Eingang, die betroffene Rechnung, die fehlende Angabe, die zuständige Person und den Antworttermin. Reiche nichts auf Verdacht erneut ein. Prüfe zuerst, was wirklich fehlt und welcher Weg vorgesehen ist.

Beispiel: Zur Rechnung fehlt laut Rückmeldung ein Nachweis. Vergleiche die Vorgangskennung und die eingereichten Unterlagen. Kläre, wer den Nachweis beschafft und wie er der richtigen Rechnung zugeordnet wird. Halte die erneute Übermittlung samt Referenz fest.

4. Ergebnis und Zahlung abgleichen

Wenn die Abrechnung vorliegt, vergleiche erwarteten Betrag, ausgewiesenen Betrag und tatsächlichen Zahlungseingang. Bei einer Differenz notiere Betrag und Grund. Eine gekürzte Position führt zum Artikel über Absetzungen. Der Vorgang ist erst abgeschlossen, wenn Zahlung oder offener Klärschritt nachvollziehbar dokumentiert sind.

Das Ablaufblatt (PDF) führt dich durch Übergabe, Rückfrage und Ergebnis. Der Glossarbegriff Kostenträger erklärt, welche Stelle je Leistungsweg zuständig ist. Eine einheitliche Frist für alle Heilmittelabrechnungen gibt es nicht; notiere die für deinen Fall geprüfte Vertragsstelle.

Quellenstand: GKV-Spitzenverband, Physiotherapievertrag § 18, und GKV-Datenaustausch nach § 302 SGB V; geprüft am 28.09.2026. Die konkret genannte Regel zum Rechnungseingang gilt für den beschriebenen GKV-Physiotherapieweg.