1. Finde den konkreten Fehler oder Streitpunkt

Lege Absetzungsmitteilung, Rechnung, Verordnung und Leistungsnachweise nebeneinander. Notiere Rechnungs- und Belegnummer, Kostenträger, Kürzungsbetrag sowie betroffene Position oder Behandlung. Der Kostenträger ist die Stelle, die im jeweiligen Leistungsweg für die Finanzierung zuständig ist. Die Leistungsbestätigung hilft zu prüfen, ob eine Behandlung nachgewiesen ist.

Beispiel: In der Mitteilung steht nur „Leistung gekürzt“. Es fehlt, welcher Termin betroffen ist. Fordere die konkrete Positions- oder Terminangabe an, bevor du etwas korrigierst. Die gemeinsamen GKV-Umsetzungsempfehlungen, Frage 7 beschreiben diesen Fall.

2. Entscheide zwischen drei Wegen

• Korrigieren: Eine Angabe fehlt oder ist falsch und der geltende Vertrag erlaubt genau diese Korrektur. Prüfe, wer sie vornehmen darf, bis wann und wie sie übermittelt wird.
• Einspruch prüfen: Die Kürzung ist trotz richtiger Daten und Belege aus Sicht der Praxis unbegründet. Dann braucht es eine konkrete Gegenbegründung mit den Unterlagen.
• Absetzung akzeptieren: Die Begründung trifft zu und es gibt keinen zulässigen Korrektur- oder Einspruchsweg. Dokumentiere, warum der Fall abgeschlossen wird.

Bei der genannten GKV-Physiotherapie erlaubt Anlage 3a nur für bestimmte Angaben eine einmalige Korrektur nach Absetzung innerhalb von drei Monaten. Du darfst daraus keine allgemeine Nachbesserungsmöglichkeit für jedes Feld ableiten. Für den Einspruch gegen eine Beanstandung gilt dagegen § 18 Abs. 10 des Physiotherapievertrags. Das sind zwei unterschiedliche Wege.

3. Halte den Ausgang fest

Schreibe ins Absetzungsprotokoll (PDF), welche Regel du geprüft hast, wer den nächsten Schritt übernimmt, wann etwas versendet wurde und was die Rückmeldung war. Falls nach einer berechtigten Kürzung technisch eine Korrekturrechnung nötig ist, beschreiben die GKV-Umsetzungsempfehlungen dafür ein eigenes Verfahren. Die technische Ausführung klärt die Praxis oder ihr beauftragter Dienstleister.

Bei Selbstabrechnung organisiert die Praxis die Bearbeitung. Das HENARA Abrechnungszentrum bearbeitet Absetzungen im vereinbarten Umfang; fehlende Unterlagen oder zulässige Änderungen müssen je Fall beschafft werden. Wenn ein Einspruch in Betracht kommt, erklärt der nächste Artikel diesen Weg.

Quellenstand: GKV-Physiotherapievertrag § 18, Anlage 3a und GKV-Umsetzungsempfehlungen zum Korrekturverfahren, geprüft am 28.09.2026. Für andere Heilmittelbereiche und Kostenträger sind Vertrag und Fristen gesondert zu prüfen.