Absetzungen vermeiden: Fehlerquellen und ein Prüfablauf für die Praxis

Welche Regeln gelten für diese Fehlerquellen?

Die Heilmittel-Richtlinie des G-BA regelt die ärztliche Verordnung. Für die GKV-Physiotherapie beschreibt Anlage 3a des Vertrags nach § 125 SGB V die notwendigen Angaben auf der Verordnung, die Leistungsbestätigung und die Möglichkeiten zur Korrektur. Die folgenden Beispiele zeigen prüfbare Fehlerquellen, keine Rangfolge nach Häufigkeit. Für andere Heilmittelbereiche und Kostenträger gelten teils andere Regeln. Quellenstand geprüft am 29.09.2026.

1. Zuzahlung und Befreiung vor der Rechnung abgleichen

Risiko: Der Befreiungsstatus auf der Verordnung oder in der Praxis passt nicht zum gültigen Nachweis; eine schon gezahlte Zuzahlung wurde nicht richtig erfasst.

So beugst du vor: Lass dir einen aktuellen Befreiungsnachweis zeigen und prüfe seinen Gültigkeitszeitraum. Gleiche vor der Rechnung ab, was die versicherte Person tatsächlich gezahlt hat und was im Abrechnungsvorgang steht. Wenn Daten widersprüchlich sind, kläre sie vor der Einreichung.

2. Überschneidende Verordnungen und doppelte Positionen prüfen

Risiko: Zwei Verordnungen für dieselbe Person laufen gleichzeitig; gleiche oder zusammenhängende Leistungen werden doppelt geplant oder abgerechnet. Beispiel: 6 × Manuelle Therapie auf einer Verordnung und 6 × Ultraschall auf einer zweiten Verordnung für dieselbe Erkrankung. Auch eine Folgeverordnung kann sich mit der noch laufenden ersten Verordnung überschneiden.

So beugst du vor: Sieh vor dem ersten Termin nach bereits laufenden Verordnungen. Vergleiche Ausstellungsdatum, Diagnosegruppe, ICD-10-Code, betroffene Körperseite, Heilmittel, bisherige Termine und Abschlussstatus. Kläre die konkrete Überschneidung, bevor beide Verordnungen gleichzeitig behandelt oder abgerechnet werden. Ein ergänzendes Heilmittel gehört nach Anlage 3a des Physiotherapievertrags grundsätzlich in das dafür vorgesehene Feld der Verordnung; ein Nachtrag muss vor der Behandlung erfolgen, wenn er vergütet werden soll.

Wichtig zur Einordnung: Mehrere Verordnungen in einem Verordnungsfall sind nach § 7 Heilmittel-Richtlinie ausdrücklich möglich. „Gleicher Verordnungsfall“ bedeutet daher nicht automatisch „zweite Verordnung unzulässig“. Der Verordnungsfall bezieht sich bei regulären Verordnungen auf den jeweiligen Arzt. Ein Arztwechsel entscheidet trotzdem nicht allein darüber, ob eine parallele Behandlung und Abrechnung im konkreten Fall zulässig ist. Kläre genau die Überschneidung und die einschlägige Vertragsregel.

3. Maßnahme, Hausbesuch und Bestätigung gleich benennen

Risiko: Auf der Rückseite steht ein anderes Heilmittel als auf der Vorderseite, ein unverständliches Kürzel oder ein Hausbesuch ohne passende Verordnung beziehungsweise falsche Abrechnungsposition.

So beugst du vor: Trage jede tatsächlich erbrachte Leistung mit Datum verständlich ein und lasse sie je Termin bestätigen. Für GKV-Physiotherapie erlaubt Anlage 3a auf der Rückseite den Wortlaut oder Kürzel aus dem Abkürzungsverzeichnis des Heilmittelkatalogs. MT und KG stehen darin. US, WT, Fango, HB und ET stehen dort nicht als Kürzel für die genannten Leistungen; schreibe Ultraschall, Wärmetherapie, Warmpackung, Hausbesuch und Elektrotherapie verständlich aus. Prüfe bei Hausbesuchen außerdem, ob sie verordnet wurden und welche Position zum tatsächlichen Ort passt.

Die leere Muster-13-Rückseite in der HENARA-Verordnungsansicht zeigt dir die Felder. Die Lernansicht ersetzt nicht die Originalverordnung.

4. Änderungen sichtbar an der richtigen Stelle dokumentieren

Risiko: Aus sechs einzelnen Terminen werden drei Doppelbehandlungen, aber auf der Vorderseite fehlt die Änderung. Eine Erläuterung allein im Begründungsfeld der Rückseite kann die vorgeschriebene Eintragung vorn nicht ersetzen.

So beugst du vor: Doppelbehandlungen brauchen eine ärztliche Verordnung. Nach Anlage 3a kann die Änderung ärztlich mit erneuter Unterschrift und Datum oder im Einvernehmen mit dem Arzt erfolgen. Beim zweiten Weg trägt der Leistungserbringer die Änderung auf der Vorderseite im Heilmittelfeld mit Unterschrift, Datum und „LE“ ein. Halte die Rücksprache zusätzlich nachvollziehbar fest und prüfe die Behandlungstage auf der Rückseite. Ob dort eine weitere Begründung vorgeschrieben ist, hängt von der Art der Änderung ab; bei Wechsel zwischen Einzel- und Gruppenbehandlung enthält Anlage 3a eigene Regeln für die Rückseite.

Für die Bearbeitung in SMART.VO erklärt HENARA.HELP die Prüfung vor der Abrechnung. Die Anleitung zur Arztkorrektur beschreibt den Softwareweg. Ob eine Änderung rechtlich zulässig ist, ergibt sich aus dem Vertrag.

5. Beginn, Gültigkeit und zulässige Menge kontrollieren

Risiko: Die Behandlung beginnt zu spät, eine Leistung liegt nach dem Gültigkeitsende oder die Menge beziehungsweise Abrechnungsbefugnis reicht nicht aus.

So beugst du vor: Prüfe Ausstellungsdatum und gegebenenfalls dringlichen Beginn bereits beim Terminieren. Kontrolliere vor der Leistung die erlaubte Anzahl und eine nötige Zusatzqualifikation. Vor der Einreichung vergleichst du behandelte, bestätigte und berechnete Einheiten. Für die reguläre GKV-Physiotherapie nennt Anlage 3a grundsätzlich 28 Kalendertage bis zum Behandlungsbeginn, bei markiertem dringlichem Bedarf 14 Kalendertage. Sonderfälle und andere Heilmittelbereiche sind getrennt zu prüfen.

6. Bei Blankoverordnungen den Bereich und die Körperseite mitprüfen

Physiotherapie Schulter: Die Blankoverordnung gilt maximal 16 Wochen ab Verordnungsdatum. Während ihrer Gültigkeit darf für dieselbe Person und Diagnosegruppe EX keine weitere reguläre oder Blankoverordnung für Erkrankungen der gleichen Schulterseite angenommen und durchgeführt werden. Die indikationsspezifische Anlage 1 nimmt rechte und linke Schulter als unterschiedliche Lokalisationen ausdrücklich aus. Prüfe deshalb nicht nur die ersten drei ICD-Zeichen: Auch verschiedene Codes können dieselbe Schulter betreffen.

Ergotherapie: Auch hier gilt ein 16-Wochen-Zeitraum, aber die Parallelregel ist anders: Der Ergotherapievertrag nach § 125a SGB V untersagt parallele Verordnungen bei gleicher Diagnosegruppe und identischen ersten zwei ICD-10-Zeichen. Übertrage die Schulterregel der Physiotherapie nicht auf Ergotherapie.

Wenn das Therapieziel erreicht ist: Beende die Therapie. Der Physiotherapievertrag nach § 125a SGB V regelt für ein Rezidiv innerhalb der 16 Wochen nach bereits beendeter und abgerechneter Verordnung weitere Leistungen mit Kennzeichen „VKZ 10“ und Anhang A. Das ist ein Sonderweg für Physiotherapie, keine allgemeine Regel für alle Blankoverordnungen. In HENARA.HELP findest du die Vorprüfung einer Physiotherapie-Blankoverordnung.

Wie du die Leistungen einer Blankoverordnung abrechnest, erklärt der Fachartikel zur Blankoverordnung. Die Grundlagen findest du im Wissenshub Blankoverordnung.

Dein Drei-Punkte-Check vor der Einreichung

1. Vorderseite: Person, Diagnose, Heilmittel, Menge, Fristen, Hausbesuch und jede erforderliche Änderung sind geprüft.
2. Rückseite: Jeder tatsächlich erbrachte Termin ist passend benannt, datiert und bestätigt; Änderungen und Unterbrechungen sind nach der konkreten Vertragsregel dokumentiert.
3. Rechnung: Positionen, Zuzahlung, Institutionskennzeichen und Befugnis stimmen mit Verordnung und Nachweisen überein. Bei laufenden Verordnungen wurden Überschneidungen geprüft.

Nutze für GKV-Physiotherapie die Einreichungs-Checkliste (PDF). Der Artikel Heilmittelabrechnung vorbereiten führt dich durch den gesamten Abgleich vor der Einreichung. Was eine Absetzung bedeutet, erklärt das Glossar. Ist schon eine Kürzung eingetroffen, hilft Absetzung prüfen und bearbeiten.

Quellenstand: G-BA Heilmittel-Richtlinie und Heilmittelkatalog; GKV-Spitzenverband, Physiotherapieverträge nach §§ 125 und 125a SGB V einschließlich Anlagen sowie Ergotherapievertrag nach § 125a SGB V; HENARA.HELP als Produktanleitung. Fachstand der geänderten Einleitung geprüft am 29.09.2026. Die Beispiele sind keine Rangfolge nach Häufigkeit.