HENARA WISSEN / FACHARTIKEL
Was darf die Praxis auf einer Heilmittelverordnung ändern?
Welche Angaben darf die Praxis ändern und wann muss der Arzt korrigieren?
Bei der vertragsärztlichen GKV-Verordnung auf Muster 13 in der Physiotherapie darf die Praxis einige Angaben selbst ergänzen. Für andere braucht sie zuerst das Einvernehmen mit dem Arzt. Diagnose, Diagnosegruppe, Heilmittel und wichtige Stammdaten darf sie nicht eigenmächtig umschreiben. Entscheidend ist immer das konkrete Feld. Die folgende Übersicht beruht auf der Physiotherapie-Anlage 3a zum Vertrag nach § 125 SGB V und der Heilmittel-Richtlinie, Anlage 3. Stand: 29.09.2026. Für Zahnärzte, Blankoverordnungen und andere Heilmittelbereiche gelten eigene Regeln.
Die Entscheidung nach Feld
| Angabe auf Muster 13 | Wer klärt oder ändert sie? | So wird es festgehalten |
|---|---|---|
| Versichertennummer, Status, Kostenträgerkennung; LANR und BSNR | Die Praxis darf diese Angaben auf Muster 13 handschriftlich ergänzen oder berichtigen: Versichertendaten anhand der gültigen eGK, Arzt- und Betriebsstättennummer anhand des Arztstempels. | Vorderseite, Datum, Unterschrift und „LE“. Vor Einreichung zur Abrechnung erledigen. Bei Muster 13E erfordern fehlerhafte oder fehlende Versicherten-, Kostenträger- oder Arztdaten eine neue Verordnung. |
| Name, Vorname, Geburtsdatum, Krankenkasse und Ausstellungsdatum | Nur der Arzt mit Datum und erneuter Unterschrift. | Fehlt eines dieser für den Start wesentlichen Felder, Behandlung noch nicht beginnen. |
| Therapiebericht nachträglich angefordert | Praxis im Einvernehmen mit dem Arzt. | „Ja“ auf der Vorderseite ergänzen, mit Datum, Unterschrift und „LE“; vor Abrechnung. Ohne Anforderung ist kein Bericht wegen dieses Feldes nötig. |
| Leitsymptomatik fehlt oder ist erkennbar falsch | Praxis im Einvernehmen mit dem Arzt. | Im Feld „Leitsymptomatik“ auf der Vorderseite korrigieren, mit Datum, Unterschrift und „LE“. |
| Zusatz zum Heilmittel, etwa „Bobath“; Doppelbehandlung | Änderung eines ärztlichen Zusatzes beziehungsweise Doppelbehandlung nur im Einvernehmen mit dem Arzt; Doppelbehandlung muss ärztlich verordnet sein oder so ergänzt werden. | Im Heilmittelfeld auf der Vorderseite, mit Datum, Unterschrift und „LE“. Die verordnete Gesamtmenge steigt dadurch nicht. |
| Therapiefrequenz oder Frequenzspanne | Praxis im Einvernehmen mit dem Arzt. | Abweichung an der dafür vorgesehenen Stelle auf der Rückseite ankreuzen; Gesamtmenge bleibt gleich. Fehlt die Frequenz ganz, gilt die Katalogempfehlung und es ist keine Korrektur nötig. |
| Einzeltherapie → Gruppentherapie | Zustimmung der versicherten Person und Einvernehmen mit dem Arzt. | Auf der Rückseite an der vorgesehenen Stelle dokumentieren. |
| Gruppentherapie → Einzeltherapie | Nach Information des Arztes. | Auf der Rückseite an der vorgesehenen Stelle dokumentieren und begründen. |
| Behandlungsmenge fehlt oder Aufteilung zwischen Heilmitteln soll geändert werden; konkretes Heilmittel oder ergänzendes Heilmittel fehlt/ist falsch; Diagnosegruppe; behandlungsrelevante Diagnose | Nur der Arzt mit Datum und erneuter Unterschrift. | Keine eigenmächtige Ergänzung durch die Praxis. Eine fehlende oder erkennbar nicht passende Diagnose muss vor Behandlungsbeginn korrigiert sein. Ein ergänzendes Heilmittel wird bei später ärztlicher Ergänzung nur vergütet, wenn der Nachtrag vor seiner Behandlung erfolgte. |
| Hausbesuch soll von „Nein“ oder leer auf „Ja“ geändert werden; markierte Dringlichkeit soll aufgehoben werden | Nur der Arzt mit Datum und erneuter Unterschrift. | Hausbesuch ohne „Ja“ grundsätzlich nicht abrechenbar; die Praxisbehandlung bleibt möglich. Die nachträgliche Aufhebung der Dringlichkeit ist laut Physiotherapievertrag § 6 Abs. 4 nur innerhalb der 14-Tage-Frist möglich; der Beginn muss dann trotzdem innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung liegen. |
| Arztstempel oder Arztunterschrift fehlt | Nur der Arzt. | Vor dem ersten Behandlungstermin vervollständigen. |
| Zuzahlungsfeld, Kreuz beim Heilmittelbereich oder bei Unfallfolgen fehlt; Frequenz fehlt | Nach den jeweiligen Regeln ist für das bloß fehlende Kreuz beziehungsweise die fehlende Frequenz keine Formularänderung nötig. | Den tatsächlichen Zuzahlungsstatus mit gültigem Befreiungsnachweis prüfen. Fehlende Frequenz nach Katalogempfehlung planen. |
Wichtig bei zu vielen Einheiten: Übersteigt die Verordnungsmenge die zulässige Höchstmenge, sieht Anlage 3a eine Reduktion auf die zulässigen Einheiten und eine Information an den Arzt vor; eine Änderung des Formulars ist dafür nicht erforderlich. Bei mehreren Heilmitteln gilt die vertragliche Verhältnisregel. Das ist etwas anderes als eine fehlende Menge. Quelle: Anlage 3a, Nr. 5f.
Wie hält die Praxis eine zulässige Änderung fest?
- Feld und Regel prüfen. Lies die feldbezogene Vorgabe. Eine telefonische Zustimmung allein berechtigt nicht dazu, jede Angabe zu überschreiben.
- Einvernehmen oder Information einholen, falls verlangt. Notiere für das Team, mit wem und wann die Klärung erfolgte.
- Am vorgeschriebenen Ort dokumentieren. Bei den ausdrücklich erlaubten Änderungen auf der Vorderseite stehen Datum, Unterschrift und „LE“ neben der Änderung. Frequenz und Wechsel zwischen Einzel- und Gruppe werden nach Sonderregel auf der Rückseite vermerkt. Die ursprüngliche ärztliche Angabe bleibt lesbar.
- Zeitpunkt kontrollieren. Einige Angaben müssen vor Behandlungsbeginn, andere vor Abrechnung berichtigt sein. Eine mögliche Nachkorrektur nach Absetzung ist kein Freibrief, eine bekannte Unklarheit offenzulassen.
Für SMART.VO zeigt „Arztkorrektur drucken und als PDF versenden“ in HENARA.HELP, wie die Praxis eine Rückfrage technisch vorbereitet und als PDF an den Arzt sendet. Der Hilfeartikel legt nicht fest, welche Änderungen rechtlich zulässig sind; dafür gelten die oben verlinkten Primärquellen.
Ein klarer Weg für Rückfragen
- Fundstelle: Welches Feld oder welche Kombination von Angaben ist unklar?
- Frage: Welche Information brauchst du für die Behandlung oder die formale Prüfung?
- Regel: Ist eine Änderung nach Richtlinie und Vertrag zulässig? Wer darf sie vornehmen und auf welchem Weg?
- Ergebnis: Welche Antwort kam wann zurück, und wo ist die gültige Fassung für das Team erkennbar?
Beispiel: Eine Verordnung nennt ein Heilmittel, dessen Schreibweise nicht eindeutig lesbar ist. Die Praxis trägt nicht selbst das vermutlich gemeinte Heilmittel ein. Sie formuliert die Frage zur konkreten Verordnung und klärt, welcher zulässige Korrekturweg gilt.
