HENARA WISSEN / FACHARTIKEL
Heilmittelverordnung beim Eingang prüfen
Muster 13 Feld für Feld prüfen: Was muss vor dem ersten Termin vorhanden sein?
Zuerst: Darf die Behandlung beginnen?
Diese Punkte müssen für den Start vorhanden sein: Name und Vorname, Geburtsdatum, Krankenkasse beziehungsweise Kostenträger, Ausstellungsdatum, behandlungsrelevante Diagnose, konkretes Heilmittel sowie Arztstempel und Arztunterschrift. Fehlt etwas davon, kläre es vor dem ersten Termin. Prüfe außerdem, ob der Termin innerhalb der Beginnfrist liegt: grundsätzlich 28 Kalendertage ab Ausstellungsdatum, bei markierter Dringlichkeit 14. Für Entlassmanagement gelten eigene Regeln. Das ist die Startprüfung, noch nicht die ganze Verordnungsprüfung. Quelle: Anlage 3a, Nr. 4 und 5e.
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| Bereich | Was du konkret prüfst |
|---|---|
| Personalienfeld | Versicherungs- und Kostenträgerdaten, Arztnummer und Betriebsstättennummer; bei Korrekturen Muster 13 und 13E unterscheiden. |
| Zuzahlung und Unfallfolge | Zuzahlungsstatus samt gültigem Befreiungsnachweis; Unfall-/BVG-Kennzeichnung, wenn sie zum Fall gehört. |
| Heilmittelbereich und Hausbesuch | Passt die Verordnung zur Physiotherapie? Für einen Hausbesuch ist grundsätzlich ein „Ja“ nötig. |
| Bericht und Dringlichkeit | Ist ein Therapiebericht angefordert? Ist dringlicher Behandlungsbedarf markiert und damit die kürzere Beginnfrist relevant? |
| Behandlungseinheiten | Anzahl und Aufteilung je Heilmittel; Höchstmenge nach dem aktuellen Katalog und einschlägige Sonderregeln. |
| Heilmittel und Zusätze | Vorrangiges und gegebenenfalls ergänzendes Heilmittel, zulässige Kombination sowie Angaben zu Gruppe, Doppelbehandlung oder MLD. |
| Therapiefrequenz | Ärztliche Vorgabe oder Spanne. Fehlt sie, gilt nach Anlage 3a die Katalogempfehlung; das Feld muss dann nicht ergänzt werden. |
| Diagnosegruppe | Steht eine Gruppe aus dem Heilmittelkatalog da und passt sie zum verordneten Heilmittel? |
| Diagnose / ICD-10 | Behandlungsrelevante Diagnose als ICD-10-Code und/oder Klartext. Wenn beides angegeben ist, ist der Code maßgeblich. |
| Leitsymptomatik | Buchstabencode, Klartext oder patientenindividuelle Beschreibung; passt die Angabe zum Behandlungsauftrag? |
| Befunde und Hinweise | Falls vorhanden: Therapieziel, Befunde, Begleiterkrankungen oder ein Ausschluss telemedizinischer Leistungen. |
| Ärztlicher Abschluss | Arztstempel und Unterschrift vorhanden? |
Die vollständigen Prüffragen samt Feldbuchstaben a–n und Quellenstellen enthält die siebenseitige Checkliste. Die interaktive Heilmittelverordnung in HENARA.HELP zeigt den Umgang mit der Formularansicht. Sie ist eine Lernhilfe, keine Regelquelle.
Während und nach der Behandlung: Rückseite prüfen
Für jede erbrachte Leistung gehören Datum, Maßnahme, Leistungserbringer und Bestätigung der versicherten Person in das vorgesehene Feld. Bei Manueller Lymphdrainage ist zusätzlich die Dauer je Sitzung wichtig. Eine Unterschrift für künftige Termine oder eine einzige Unterschrift für alle Behandlungen ist laut Anlage 3a nicht zulässig. Vor der Abrechnung prüfst du außerdem Rechnungsdaten und IK auf der Rückseite, bei vorzeitigem Ende Abbruchdatum und Grund sowie Praxisstempel und Unterschrift. Unterbrechungen folgen dem Physiotherapievertrag; die Beginnfrist allein beantwortet diese Frage nicht. Quelle: Anlage 3a, Nr. 5o–r.
Wenn etwas nicht stimmt
Markiere das konkrete Feld. Prüfe dann für genau dieses Feld, ob der Arzt die Angabe ändern muss, ob die Praxis im Einvernehmen etwas ergänzen darf oder ob eine neue Verordnung nötig ist. Eine ärztliche Korrektur benötigt grundsätzlich Datum und erneute Unterschrift. Bei ausdrücklich zugelassener Praxiskorrektur gelten die Formvorgaben der Anlage 3a; die ursprüngliche Angabe muss lesbar bleiben. Besonders wichtig: Bei Muster 13E sind fehlerhafte oder fehlende Personalien-, Kostenträger- oder Arztdaten nicht nachträglich korrigierbar. Der Artikel „Heilmittelverordnung klären und ändern“ behandelt die Wege im Detail.
Beispiel: Die Behandlungseinheiten sind gut lesbar, die Diagnosegruppe nicht. Statt das Feld aus einer früheren Verordnung zu übernehmen, hält die Praxis die offene Frage fest und klärt den aktuellen Verordnungstext. Ob und wie eine Angabe berichtigt werden darf, richtet sich nach der Heilmittel-Richtlinie samt Anlage 3 und dem jeweiligen Vertrag nach § 125 SGB V.
Häufige Verwechslung: Die Bezeichnung „Muster 13/E“ bei der Blankoformularbedruckung der KBV meint nicht die geplante elektronische Heilmittelverordnung (eVO). Sie ist auch nicht automatisch eine Blankoverordnung nach § 125a SGB V. Prüfe immer den tatsächlichen Inhalt der Verordnung.
Wo hilft digitale Erfassung?
Sie kann Felder und Bearbeitungsstand für das Team sichtbar machen. Ein Hinweis der Software ist ein Anlass zur Prüfung, keine automatische fachliche Freigabe. Was eine konkrete HENARA-Lösung erkennt, wird erst nach bestätigtem Produktabgleich beschrieben.
