Abrechnung bei Praxisgründung: Was vor dem ersten Patienten stehen muss

Wer eine Therapiepraxis eröffnet und gesetzlich Versicherte behandelt, sollte die Abrechnung nicht erst dann organisieren, wenn die ersten Verordnungen abgeschlossen sind. Vor dem Praxisstart müssen Zulassung, Institutionskennzeichen, Datenerfassung, Leistungsbestätigung, Zuzahlung und der spätere Abrechnungsweg zusammenpassen.

Denn Behandlung und Zahlung liegen zeitlich auseinander: Leistungen müssen zunächst korrekt erbracht, dokumentiert und für die Abrechnung aufbereitet werden. Erst danach können sie gegenüber den Kostenträgern abgerechnet werden.

Für Gründer bedeutet das: Die Praxis ist nicht allein dann startklar, wenn Termine vergeben werden können. Auch der Weg vom ersten Termin bis zum Zahlungseingang muss funktionieren.

Für die Abrechnung gesetzlich Versicherter solltest du vor dem Praxisstart mindestens diese Punkte geklärt haben:

Das Institutionskennzeichen ist das eindeutige Kennzeichen für die Abrechnung mit den Sozialversicherungsträgern. Die ARGE·IK bezeichnet das IK ausdrücklich als Merkmal für das maschinelle Abrechnungsverfahren und den Zahlungsverkehr.

Für die Behandlung und Abrechnung gesetzlich Versicherter reicht ein IK allein allerdings nicht. Die Praxis benötigt zusätzlich die entsprechende Zulassung zur GKV-Heilmittelversorgung.

Eine gute Abrechnung beginnt nicht beim Rechnungsversand, sondern bereits bei der Patientenaufnahme. Für die spätere Abrechnung müssen unter anderem die relevanten Angaben zu:

korrekt zusammengeführt werden.

Die konkreten Pflichtangaben und Korrekturmöglichkeiten richten sich nach dem jeweiligen Heilmittelvertrag. Genau deshalb sollte eine Praxissoftware für die Gründung die geltenden Vorgaben für den jeweiligen Fachbereich abbilden und Verordnungen nicht lediglich als eingescanntes Dokument verwalten.

Warum ist das für Gründer so wichtig?

Ein Fehler bei der Patientenanlage lässt sich häufig schnell korrigieren. Ein systematischer Fehler, der über Wochen bei jeder Verordnung wiederholt wird, kann dagegen erst beim ersten größeren Abrechnungslauf sichtbar werden. Deshalb sollte der Prozess vor dem ersten echten Patienten einmal vollständig getestet werden.

Bei GKV-Heilmittelleistungen bildet die Verordnung die Grundlage für die Versorgung und spätere Abrechnung. Je nach Heilmittelbereich enthalten die Verträge nach § 125 SGB V detaillierte Regelungen dazu,

Verordnungen sollten deshalb möglichst bereits bei der Aufnahme geprüft werden.

Moderne Praxissoftware unterstützt dabei häufig mit Prüf- und Validierungsfunktionen, die beispielsweise fehlende oder widersprüchliche Angaben erkennen können. Auch SMART.VO enthält umfangreiche Prüfmechanismen für Heilmittelverordnungen.

Solche Funktionen reduzieren typische Eingabefehler und helfen, Probleme früh sichtbar zu machen. Sie ersetzen jedoch nicht die persönliche Prüfung und fachliche Sorgfalt in der Praxis – insbesondere bei Sonderfällen oder Angaben, die nicht vollständig automatisiert beurteilt werden können.

Erbrachte Heilmittelleistungen müssen für die spätere Abrechnung nachvollziehbar bestätigt werden. Die konkreten Vorgaben stehen in den jeweiligen Vertragsanlagen. Dabei wird dokumentiert, welche Leistung an welchem Datum erbracht wurde. Die Leistung wird vom Versicherten bestätigt.

Für Gründer ist weniger entscheidend, jedes Sonderdetail vor der Eröffnung auswendig zu kennen. Entscheidend ist, dass festgelegt ist:

Das ist ein Prozessproblem – und sollte deshalb vor der ersten Behandlung gelöst sein.

Für volljährige gesetzlich Versicherte ohne Zuzahlungsbefreiung gilt bis zum 31. Dezember 2026:
10 Prozent der Heilmittelkosten plus 10 Euro je Verordnung.
Für Zuzahlungen ab dem 1. Januar 2027 nennt die TK-Übersicht zur Gesundheitsreform 2026/2027 derzeit 10 Prozent der Kosten plus 15 Euro je Verordnung. Prüfe den dann geltenden Stand vor dem ersten Abrechnungslauf erneut.

Für Gründer mit Praxiseröffnung Ende 2026 ist das unmittelbar relevant: Praxissoftware, Patienteninformation und Zuzahlungsprozess sollten die Änderung zum Jahreswechsel berücksichtigen.

Vor der Eröffnung sollte geklärt sein:

Das klingt banal, wird aber schnell unangenehm, wenn jeder Mitarbeiter anders damit umgeht.

Der konkrete Prozess unterscheidet sich je nach Fachbereich, Verordnung und Abrechnungsmodell. Für eine neue Praxis reicht zunächst dieses Grundverständnis:

Das ist bewusst die Gründerperspektive. Entscheidend ist, dass der gesamte Ablauf vor dem ersten Abrechnungslauf bereits klar definiert ist.

Die Abrechnung von Heilmittelleistungen ist heute nur teilweise digital.

Die Abrechnungsdaten werden im Rahmen des Datenaustauschs nach § 302 SGB V elektronisch beziehungsweise maschinell übermittelt. Die zugrunde liegenden Heilmittelverordnungen liegen aber weiterhin häufig als Papieroriginale vor. Auf ihnen befinden sich unter anderem die Leistungsbestätigungen der Patienten.

Diese Originalbelege werden je nach Abrechnungsweg weiterhin an Krankenkassen beziehungsweise Abrechnungsstellen übermittelt oder dort für Prüfungen vorgehalten.

Welche Belege zusätzlich zum Datensatz einzureichen sind, hängt vom Vertrag des jeweiligen Heilmittelbereichs und vom vereinbarten Abrechnungsweg ab. Prüfe diese Vorgaben vor dem ersten Abrechnungslauf.

Für Gründer ist deshalb wichtig, dass Praxissoftware und Abrechnungsprozess beide Welten beherrschen: die elektronische Aufbereitung der Abrechnungsdaten und den Umgang mit den weiterhin vorhandenen Verordnungsoriginalen.

Beides ist grundsätzlich möglich.

Ob eigene Abrechnung oder ein Dienstleister sinnvoller ist, hängt von Kosten, eigener Zeit, Prüfaufwand und gewünschtem Zahlungsrhythmus ab. Eigene Abrechnung gibt dir unmittelbare Kontrolle über den Prozess, benötigt aber passende Abläufe und Kapazität. Ein Dienstleister kann administrative Arbeit abnehmen und – je nach vereinbartem Modell – den Zahlungseingang planbarer machen. Vergleiche die vollständigen Kosten und Zuständigkeiten.

Plane in beiden Modellen feste Zeit für Datenprüfung, Korrekturen und die Kontrolle offener Zahlungen ein.

Wichtig bleibt trotzdem: Ein Abrechnungsdienstleister ersetzt keine sauberen Praxisdaten. Wenn Verordnungen, Leistungen oder Bestätigungen bereits in der Praxis falsch erfasst wurden, kann auch ein externer Dienstleister nicht jeden Fehler nachträglich lösen.

Zwischen dem ersten Behandlungstag und dem tatsächlichen Zahlungseingang liegt zwangsläufig Zeit. Zunächst müssen Leistungen erbracht, Verordnungen abgeschlossen oder abrechnungsfähig sein, die Abrechnung erstellt und übermittelt und anschließend vom Kostenträger verarbeitet werden.

Für die Finanzplanung bedeutet das: Umsatz ist nicht automatisch Liquidität.

Die ersten Wochen einer Praxis müssen finanziell auch dann funktionieren, wenn bereits viele Patienten behandelt werden, aber noch nicht alle daraus entstehenden Forderungen bezahlt wurden. Gerade hier kann ein Abrechnungsdienstleister für Gründer interessant sein. Je nach Anbieter und gewähltem Modell sind feste Auszahlungszyklen oder Vorfinanzierung möglich. Das kann die Liquiditätsplanung vereinfachen. Solche Leistungen sind jedoch vertragsabhängig und sollten vor Abschluss genau geprüft werden.

Der wichtigste praktische Schritt ist ein vollständiger Test des Praxisprozesses.

Einmal einen kompletten Testpatienten durchspielen

Noch vor dem ersten echten Behandlungstag sollte ein vollständiger Praxisprozess simuliert werden:

Quellen & Rechtsgrundlagen

Die Angaben in diesem Artikel basieren auf den aktuell geltenden gesetzlichen und vertraglichen Regelungen sowie den Informationen der zuständigen Stellen.

§ 32 SGB V – Heilmittel
§ 61 SGB V – Zuzahlungen
§ 293 SGB V – Institutionskennzeichen
§ 302 SGB V – Abrechnung sonstiger Leistungserbringer
GKV-Spitzenverband – Verträge nach § 125 SGB V
ARGE·IK – Institutionskennzeichen
Bundesamt für Soziale Sicherung – Digitalisierung und ersetzendes Scannen
aktuelle Abrechnungsinformationen der gesetzlichen Krankenkassen

Stand der Prüfung: September 2026